Kif tippermetti Noti tal-AI fit-Timijiet

Tweġiba qasira: In-Noti tal-AI f'Teams jaħdmu l-aħjar meta l-amministraturi jippermettu l-politiki t-tajba ta' Copilot u traskrizzjoni l-ewwel, imbagħad l-organizzaturi jixegħlu Facilitator jew jużaw Recap fil-laqgħat appoġġjati. Meta l-liċenzjar, it-traskrizzjoni, jew it-tip ta' laqgħa ma jkunux issettjati b'mod korrett, in-noti jistgħu ma jidhrux jew jistgħu jkunu mhux kompluti.

Punti ewlenin:

Kontroll tal-Amministratur: Iċċekkja l-politiki tal-laqgħat tat-Timijiet qabel ma tistenna li jidhru n-Noti tal-AI.

Verifika tal-liċenzja: Qabbel il-karatteristiċi tal-Faċilitatur, tar-Recap, u tal-Kopilota mad-dritt korrett.

Rekwiżit ta' traskrizzjoni: Ippermetti u ħaddem it-traskrizzjoni meta n-noti tal-AI ta' wara l-laqgħa jkunu importanti.

Twaqqif tal-laqgħat: Uża laqgħat skedati u appoġġjati b'aġendi ċari biex ittejjeb ir-riżultati.

Reviżjoni umana: Ivverifika l-ismijiet, id-deċiżjonijiet, l-iskadenzi, u d-dettalji sensittivi qabel ma taqsam in-noti.

1. Xi Jfissru n-Noti tal-AI fit-Teams 🤖

Qabel ma tidħol f'Kif tippermetti n-Noti tal-AI fit-Timijiet, trid tissepara tliet karatteristiċi li jidhru simili:

• Noti ġġenerati mill-AI matul il-laqgħa - ġeneralment imħaddma permezz tal-Faċilitatur fil-laqgħat tat-Tims.

• Noti tal-AI f'Recap - noti u kompiti ta' segwitu murija wara laqgħa jew avveniment.

• Noti tal-laqgħa tal-Copilot - noti ġġenerati permezz tal-Microsoft 365 Copilot mill-esperjenza taċ-chat jew tar-rikapitulazzjoni tal-laqgħa.

Facilitator jista' jiġġenera noti tal-AI f'ħin reali, jiġbor fil-qosor deċiżjonijiet ewlenin, jiddokumenta mistoqsijiet miftuħa, iwieġeb mistoqsijiet fiċ-chat tal-laqgħat, u jgħin fil-ġestjoni tal-kompiti. Microsoft tgħid li hija meħtieġa liċenzja ta' Microsoft 365 Copilot biex iżżid Facilitator ma' laqgħa jew tixgħelu waqt laqgħa, għalkemm il-parteċipanti interni tal-laqgħa jistgħu jaraw l-aġġornamenti diretti ladarba jkun qed jaħdem.

Dik id-distinzjoni hija importanti għaliex persuna waħda tista’ tgħid “Noti tal-AI” u tfisser il-pannell tan-noti ħajjin illustrati, filwaqt li persuna oħra tfisser it-tab tan-noti tal-AI wara l-laqgħa. L-istess kċina, kxaxen differenti.

2. Lista ta' Kontroll Mgħaġġla Qabel Ma Tippermetti n-Noti tal-AI fit-Timijiet ✅

Hawn hi l-parti niexfa iżda importanti. In-Noti tal-AI ma jidhrux b'mod maġiku sempliċement għax xi ħadd ikklikkja "Ingħaqad." Normalment ikollok bżonn il-liċenzja t-tajba, il-politika amministrattiva t-tajba, it-traskrizzjoni attivata, u format ta' laqgħa li jappoġġja l-karatteristika.

Iċċekkja dawn l-ewwel:

• L-organizzazzjoni tiegħek għandha Microsoft 365 Copilot għal noti live tal-Faċilitatur tal-AI, jew Teams Premium / Copilot fejn qed jintużaw il-karatteristiċi ta' Intelligent Recap.

• It-traskrizzjoni hija permessa mill-politika tal-laqgħat tat-Timijiet.

• Copilot mhux imblukkat minn politika ta' amministrazzjoni.

• Il-laqgħa hija laqgħa skedata tat-Timijiet fejn il-karatteristika hija appoġġjata.

• L-organizzatur jew il-preżentatur għandu permess li jixgħel il-karatteristika tal-AI rilevanti.

• Il-laqgħa hija twila biżżejjed u traskritta jekk trid noti tal-AI wara l-laqgħa.

ta' Microsoft tinkludi "Ara n-noti u l-kompiti ġġenerati mill-AI mil-laqgħat" bħala kapaċità ta' komunikazzjoni mħaddma mill-AI, filwaqt li l-gwida tagħha għall-Facilitator tgħid separatament li Microsoft 365 Copilot huwa meħtieġ biex iżżid jew tixgħel il-Facilitator.

Qabda żgħira, għax ovvjament hemm waħda: in-noti tal-AI f'Recap huma disponibbli għal avvenimenti li damu aktar minn ħames minuti u ġew traskritti bl-Ingliż, u Microsoft tinnota wkoll li l-ifformattjar jista' jvarja skont il-lingwa tat-traskrizzjoni.

3. Kif Tippermetti n-Noti tal-AI fit-Timijiet bħala Amministratur 🛠️

Għall-amministraturi, Kif tippermetti n-Noti tal-AI f'Teams tibda fiċ-ċentru tal-amministrazzjoni ta' Teams, mhux fil-laqgħa nnifisha. Hawnhekk ħafna nies jeħlu. Jibqgħu jfittxu l-buttuna tan-Noti tal-AI, iżda l-politika tkun qed tgħid "le" bil-kwiet fl-isfond.

Il-mogħdija tal-amministrazzjoni ġeneralment tkun:

1. Iftaħ iċ- ċentru tal-amministrazzjoni tat-Teams.

2. Mur għal- Laqgħat.

3. Agħżel Politiki tal-laqgħat.

4. Agħżel politika eżistenti jew oħloq waħda ġdida.

5. Sib it- Reġistrazzjoni u traskrizzjoni .

6. Sib l tal-Copilot .

7. Agħżel waħda mill-għażliet disponibbli:

   • Mixgħul

   • Mixgħul bit-traskrizzjoni ssejvjata meħtieġa

   • Mixgħul bit-traskrizzjoni ssejvjata awtomatikament

   • Mitfi

8. Issejvja l-politika u kun żgur li hija assenjata lill-utenti t-tajba.

Il-gwida tal-amministratur ta' Microsoft telenka dawk is-settings tal-politika tal-laqgħat ta' Copilot u tispjega li l-politika tat-traskrizzjoni taffettwa jekk Copilot jistax jaħdem waqt u wara l-laqgħat.

Jeħtieġ ukoll li tikkonferma li t-traskrizzjoni nnifisha hija disponibbli. It-traskrizzjoni tat-Tims hija karatteristika kkontrollata mill-politika, u kemm l-organizzatur kif ukoll l-utent li jibda t-traskrizzjoni jeħtieġu s-setting attivat għal-laqgħat, webinars, jew town halls biex jinkludu traskrizzjonijiet.

Din hija l-parti li n-nies jaqbżuha, imbagħad jagħtu t-tort lil Teams. Kultant Teams jistħoqqlu. Iżda mhux dejjem.

4. Kif Tippermetti Noti tal-AI fit-Timijiet Meta Tiskeda Laqgħa 📅

Għall-organizzaturi tal-laqgħat, l-aktar triq faċli hija li jħejju Noti tal-AI qabel ma tibda l-laqgħa. Dan jagħti lit-Timijiet aktar spazju biex iġibu ruħhom tajjeb, bħal qattus li diġà ngħata l-ikel.

Biex iżżid Faċilitatur meta tkun qed tiskeda:

1. Iftaħ il-Kalendarju -Tims.

2. Agħżel Ġdid.

3. Ixgħel tal-laqgħa tat-Timijiet .

4. Agħżel Għażliet.

5. Mur fuq Copilot u AI oħra.

6. Kun żgur li Ħalli l-Kopilota u l-Faċilitatur huwa ssettjat għal jew:

   • Biss waqt il-laqgħa

   • Matul u wara l-laqgħa

7. Ixgħel it -toggle tal-Faċilitatur

8. Agħżel Applika.

ta' Microsoft jgħidu li din hija l-mogħdija tal-iskedar, u jinnutaw ukoll li l-Facilitator jista' jiżdied biss ma' laqgħat skedati, mhux ma' laqgħat tal-kanali, laqgħat instantanji, jew sejħiet tat-Teams.

Stedina tajba għal-laqgħa tgħin ukoll. Żid aġenda sempliċi fid-deskrizzjoni jew fin-noti tal-laqgħa. Il-faċilitatur jista' jiċċekkja għal aġenda fl-istedina jew fin-noti tal-laqgħa Loop u jużaha biex jgħin iżomm id-diskussjoni organizzata. Mhux maġika, imma pjuttost viċin meta l-laqgħa tiegħek ikollha wisq mumenti ta' "ħaġa waħda oħra biss".

5. Kif Tixgħel in-Noti tal-AI Waqt Laqgħa ta' Live Teams 🎙️

Forsi nsejt tattivah waqt l-iskedar. Jiġri. Tiftaħ il-laqgħa, xi ħadd jgħid "Tista' l-AI tieħu noti?", u f'daqqa waħda kulħadd iħares lejn l-organizzatur bħallikieku jikkontrolla l-qamar.

Biex tixgħel il-Faċilitatur waqt laqgħa:

1. Ingħaqad mal-laqgħa tat-Timijiet.

2. Agħżel Aktar azzjonijiet mill-kontrolli tal-laqgħa.

3. Agħżel Ixgħel il-Faċilitatur.

4. Agħżel lingwa tal-laqgħa jekk Teams jitlob.

5. Stenna ftit minuti biex in-noti jibdew jidhru.

Ladarba l-Faċilitatur ikun mixgħul, l-ikona tan-Noti tinbidel biex tindika li n-noti ġġenerati mill-AI huma attivi. Microsoft tgħid li n-noti ma jidhrux immedjatament u jistgħu jieħdu ftit minuti għax huma bbażati fuq diskussjoni maqbuda fit-traskrizzjoni.

Dettall importanti wieħed dwar ir-rwol: il-parteċipanti mobbli jistgħu jaraw noti diretti, iżda l-organizzaturi jew il-preżentaturi biss li jużaw Teams fuq id-desktop jew il-web jistgħu jixgħelu jew jitfu l-Facilitator waqt laqgħa.

Mela, jekk xi ħadd qed jingħaqad minn fuq telefon f'taxi u jistaqsi għaliex ma jistax jattivah, dik tista' tkun ir-raġuni. Tedjanti? Iva. Loġiku? L-aktar.

6. Kif Issib Noti tal-AI Wara Laqgħa tat-Timijiet 🔎

Wara li tintemm il-laqgħa, in-noti ma jisparixxux fin-nofs tal-produttività. Normalment tista' ssibhom miċ-chat tal-laqgħa jew mir-Recap.

Biex tirrevedi kontenut iġġenerat mill-AI wara laqgħa:

1. Iftaħ iċ-Chat f'Teams.

2. Agħżel iċ-chat tal-laqgħa.

3. Agħżel Rikapitulazzjoni fil-parti ta' fuq.

4. Agħżel Noti jew noti tal-AI, skont l-esperjenza murija fil-kerrej tiegħek.

Microsoft tgħid li l-kontenut iġġenerat mill-Faċilitatur jista' jiġi aċċessat permezz taċ-chat tal-laqgħa u n-noti tal-laqgħa f'Recap wara li tintemm il-laqgħa. In-noti tal-laqgħa ġġenerati mill-AI huma maħżuna f'paġna ta' Microsoft Loop, u l-parteċipanti tal-laqgħa jistgħu jeditjaw dik il-paġna ta' Loop qabel, matul, jew wara l-laqgħa.

Għan-noti Recap AI b'mod aktar ġenerali, Microsoft tgħid li l-utenti jistgħu jaraw noti manwali u ġġenerati mill-AI flimkien ma' kompiti ta' segwitu billi jagħżlu noti AI fir-rikapitulazzjoni tal-avveniment, sakemm il-laqgħa tissodisfa r-rekwiżiti tat-traskrizzjoni.

Hawnhekk l-AI Notes issir aktar minn sempliċi gimmick ta' laqgħa. Tista' tieħu deċiżjonijiet, kompiti, kuntest mitluf, u segwiti mingħajr ma terġa' tilgħab il-konverżazzjoni kollha bħallikieku qed tinvestiga xena ta' delitt f'uffiċċju żgħir 🕵️.

7. Tabella ta' Paragun: Modi kif Tuża n-Noti tal-AI fit-Timijiet 📊

Metodu / Karatteristika	L-aħjar għal	Rekwiżit ewlieni	Dak li tikseb	Daqsxejn tedjanti
Noti tal-AI ħajjin tal-faċilitatur	Laqgħat fejn in-nies jeħtieġu noti waqt li jkunu qed jitkellmu	Liċenzja tal-Microsoft 365 Copilot	Noti, deċiżjonijiet, mistoqsijiet, kompiti f'ħin reali	Jeħtieġ tip ta' laqgħa appoġġjata - mhux kull laqgħa taħdem
Noti tal-AI f'Recap	Nilħqu l-aġġornamenti wara laqgħa	Laqgħa eliġibbli traskritta	Noti, kompiti, kontenut ta' sommarju	Mhux se jidher jekk it-traskrizzjoni tkun nieqsa
Copilot “Iġġenera noti tal-laqgħa”	Sommarji qosra ta' wara l-laqgħa	Kopilota tal-Microsoft 365	Suġġetti ewlenin u punti ta' azzjoni	Xorta trid tivverifikah, ovvjament
Noti tat-Timijiet Manwali	Laqgħat interni sempliċi	Aċċess bażiku għan-noti tal-laqgħat	Aġenda, noti, kompiti	Xi ħadd irid jittajpja, traġiku imma veru
Reġistrazzjoni flimkien mat-traskrizzjoni	Flussi tax-xogħol ta' reviżjoni u konformità	Il-politika tar-reġistrazzjoni/traskrizzjoni hija attivata	Traskrizzjoni li tista' tiġi mfittxija u kuntest ta' daqq	Jista' joħloq mistoqsijiet dwar il-ħażna u l-privatezza

Il-gwida ta' appoġġ ta' Microsoft għan-noti ġġenerati minn Copilot tgħid li l-utenti jistgħu jagħżlu Copilot miċ-chat tal-laqgħa, jagħżlu aktar prompts, jiġġeneraw noti tal-laqgħa, jikkopjawhom, u jpejstjawhom x'imkien ieħor, filwaqt li jfakkru wkoll lill-utenti biex jivverifikaw l-output tal-AI għax jista' jkun żbaljat.

8. L-Aqwa Setup ta' Laqgħat għal Noti Aħjar bl-AI fit-Timijiet 🧠

Li tkun taf Kif tippermetti n-Noti tal-AI fit-Teams hija nofs ix-xogħol. Li tikseb noti siewja hija n-nofs l-ieħor. L-AI hija deċenti fl-istruttura, iżda mhijiex qarrejja tal-moħħ liebsa headset. Jeħtieġ inputs nodfa.

Uża din is-setup:

• Żid aġenda ċara qabel il-laqgħa.

• Għid id-deċiżjonijiet b’leħen għoli: “Deċiżjoni: se nniedu l-proġett pilota l-ġimgħa d-dieħla.”

• Assenja s-sidien verbalment: “Maya hija s-sid tas-segwitu mal-finanzi.”

• Agħmel pawża qabel ma tbiddel is-suġġetti.

• Evita li ħames persuni jitkellmu fuq xulxin. Iva, ambizzjuż/a.

• Uża l-ismijiet b'mod konsistenti sabiex is-sjieda tal-kompitu tkun aktar ċara.

• Żomm il-lingwa tal-laqgħa konsistenti fejn possibbli.

• Iċċekkja n-noti qabel ma taqsamhom ma' kulħadd.

Il-faċilitatur jista' jidentifika aġendi mill-istedina tal-laqgħa jew min-noti tal-laqgħa Loop, u dan jista' jgħin biex jiġu traċċati s-suġġetti tal-aġenda matul il-laqgħa.

Trukk effettiv u kwiet: ħabbar l-oġġetti ta' azzjoni tiegħek bħallikieku qed tirrakkonta għal assistent għajjien ħafna. Mhux robotiku, sempliċement ċar. "Oġġett ta' azzjoni: Jordan se jibgħat il-mazza aġġornata." Dak it-tip ta' sentenza jagħmel in-noti tal-AI ħafna inqas imċajpra.

9. Problemi Komuni Meta n-Noti tal-AI Ma Jidhrux ⚠️

Jekk in-Noti tal-AI huma neqsin fit-Teams, tassumix immedjatament li l-karatteristika hija mkissra. Jista' jkun, iżda hemm diversi imblukkaturi normali.

Kawżi komuni jinkludu:

• M'għandekx intitolament għal Copilot jew Teams Premium għall-karatteristika li qed tipprova tuża.

• Il-kopilota huwa diżattivat fil-politiki tal-laqgħat tat-Tims.

• Traskrizzjoni diżattivata għall-organizzatur jew għall-persuna li qed tipprova tibdaha.

• Il-laqgħa hija qasira wisq għan-noti ta' Recap AI.

• Il-laqgħa ma ġietx traskritta.

• Tip ta' laqgħa mhux appoġġjata, bħal laqgħa ta' kanal għall-Faċilitatur.

• Rwol żbaljat, bħal parteċipant li jipprova jixgħel lill-Faċilitatur.

• Limitazzjonijiet tal-parteċipanti esterni.

• Tikketti tas-sensittività jew encryption li jimblokkaw l-estrazzjoni tal-aġenda.

Id-dokumentazzjoni ta' Microsoft tinnota li Teams juża traskrizzjoni tal-avvenimenti, dejta tal-attendenza, u dejta ta' PowerPoint Live biex jipprovdi karatteristiċi ta' Intelligent Recap imħaddma bl-AI, għalhekk dejta ta' traskrizzjoni nieqsa tista' tfisser valur ta' recap tal-AI nieqes.

Għan-noti live tal-Faċilitatur, ftakar li l-organizzaturi u l-preżentaturi biss fuq id-desktop jew il-web jistgħu jixegħlu jew jitfu l-Faċilitatur waqt il-laqgħa. L-utenti tal-mowbajl jistgħu jaraw noti live iżda ma jistgħux jattivaw il-karatteristika bl-istess mod.

10. Privatezza, Permessi, u r-Regola “Jekk jogħġbok Ivverifika Dan” 🔐

In-Noti tal-AI huma ta’ għajnuna, iżda mhumiex stenografu legali, uffiċjal tal-konformità, jew l-aktar kollega ossessjonat bid-dettall. Jiġu ġġenerati minn dejta ta’ laqgħat, u jistgħu jitilfu l-kuntest, jifformulaw xi ħaġa b’mod skomdu, jew ibiddlu diskussjoni mhux pulita f’sommarju li jidher kunfidenti li fil-biċċa l-kbira jkun korrett biss.

Microsoft tiddikjara li l-kontenut iġġenerat mill-AI fir-rikapitulazzjoni tat-Teams huwa bbażat fuq it-traskrizzjoni tal-avveniment u mħaddem minn GPT u mudelli oħra tal-AI, u li jista' jkun mhux preċiż, mhux komplut, jew mhux xieraq.

Għalhekk ir-regola prattika hija sempliċi:

• Irrevedi n-Noti tal-AI qabel ma tibgħathom lill-klijenti.

• Iċċekkja d-deċiżjonijiet, in-numri, l-ismijiet, u l-iskadenzi.

• Ikkonferma d-dettalji sensittivi qabel ma taħżinhom jew tibgħathom.

• Evita li tiddependi fuq l-AI Notes bħala l-uniku rekord għal deċiżjonijiet legali, tal-HR, finanzjarji, jew regolati.

• Kun żgur li l-parteċipanti jifhmu t-traskrizzjoni u l-politiki ta' rikapitulazzjoni ġġenerati mill-AI.

Teams għandu wkoll għażliet għal-laqgħat u kontrolli amministrattivi għal kontenut sensittiv tal-laqgħat, inklużi kontrolli relatati mal-ikkupjar, it-trażmissjoni, ir-reġistrazzjonijiet, it-traskrizzjonijiet, u l-għarfien iġġenerat mill-AI.

Ftit paranojja hawnhekk hija tajba għas-saħħa. Mhux paranojja tat-tinfoil hat, sempliċiment paranojja ta’ “forsi ma twaħħalx ir-rikapitulazzjoni mhux ipproċessata tal-AI f’memo tal-bord mingħajr ma taqraha”.

11. Pariri dwar it-Tnedija għall-Amministraturi u l-Maniġers tat-Timijiet 🚀

It-tnedija tal-AI Notes taħdem l-aħjar meta ma tagħfasx biss swiċċ u tittama li kulħadd iġib ruħu bħal vidjo ta' taħriġ.

Pjan sempliċi ta' tnedija:

1. Agħżel grupp pilota żgħir.

2. Ikkonferma l-liċenzji u l-politiki.

3. Ippermetti t-traskrizzjoni u s-settings tal-Copilot għal dak il-grupp.

4. Oħloq laqgħa ta' prova.

5. Ipprova noti diretti tal-Faċilitatur.

6. Ipprova n-noti tal-AI ta' Recap wara l-laqgħa.

7. Iddokumenta l-passi eżatti li jaraw l-utenti tiegħek.

8. Oħloq gwida interna qasira dwar "meta għandek tuża l-AI Notes".

9. Inkludi tfakkiriet dwar il-privatezza.

10. Staqsi lin-nies x’ħawwadhom, għax jgħidulek. B’leħen għoli.

Ir-raġuni għal proġett pilota hija li l-esperjenzi ta' Teams jistgħu jvarjaw skont il-liċenzjar, il-politiki tal-amministrazzjoni, it-tip ta' laqgħa, il-verżjoni tal-klijent, u s-settings organizzazzjonali. Mhijiex buttuna ħamra waħda kbira. Huwa aktar bħal kxaxen mimli buttuni, xi wħud ittikkettjati aħjar minn oħrajn.

12. Tweġiba Mgħaġġla: Kif Tippermetti n-Noti tal-AI fit-Timijiet 🏁

Hawn hi l-verżjoni mqassra ta' Kif tippermetti n-Noti tal-AI fit-Timijiet:

Għall-amministraturi:

• Mur fiċ -ċentru tal-amministrazzjoni tat-Teams.

• Laqgħat Miftuħa > Politiki tal-laqgħat .

• F'Reġistrazzjoni u traskrizzjoni, attiva l-politika t-tajba tal-Copilot .

• Kun żgur li t-traskrizzjoni hija permessa.

• Agħti l-politika lill-utenti t-tajba.

Għall-organizzaturi:

• Oħloq laqgħa skedata tat-Timijiet.

• Iftaħ l-Għażliet > Kopilota u AI oħra.

• Issettja Ħalli l-Kopilota u l-Faċilitatur għal għażla attivata.

• Ixgħel il-Faċilitatur.

• Applika l-issettjar.

Matul il-laqgħa:

• Agħżel Aktar azzjonijiet.

• Agħżel Ixgħel il-Faċilitatur.

• Stenna ftit minuti biex jidhru n-noti ġġenerati mill-AI.

Wara l-laqgħa:

• Iftaħ iċ-chat tal-laqgħa.

• Mur għal Recap.

• Agħżel Noti jew Noti tal-AI.

Dik hija l-verżjoni nadifa. Il-verżjoni prattika tinkludi l-iċċekkjar tal-liċenzji, il-politiki, it-traskrizzjoni, ir-rwoli, u jekk Teams hux qed ikollu wieħed minn dawk il-jiem.

Ħsibijiet tal-Għeluq 💬

Kif tippermetti n-Noti tal-AI f'Teams mhuwiex diffiċli ladarba l-biċċiet ikunu allinjati, iżda huwa faċli li tħawwad il-biċċiet. L-amministraturi jikkontrollaw il-policy gates. L-organizzaturi jikkontrollaw it-twaqqif tal-laqgħat. Il-preżentaturi u l-organizzaturi jistgħu jattivaw il-Faċilitatur f'laqgħat appoġġjati. It-traskrizzjoni tagħti lill-AI xi ħaġa minn fejn taħdem. Ir-Recap huwa fejn il-laqgħa ssir tista' tiġi mfittxija, tista' tiġi skimmjata, u - idealment - inqas imbarazz tal-memorja.

L-aħjar konfigurazzjoni hija sempliċi: attiva l-politiki t-tajba, ixgħel it-traskrizzjoni, skeda l-laqgħa kif suppost, uża l-Faċilitatur meta n-noti diretti jkunu importanti, u rrevedi l-output qabel ma tittrattah bħala verità mnaqqxa fuq twavel tal-ġebel 🪨. In-Noti tal-AI huma utli ħafna, iżda xorta huma noti minn magna li tisma' lill-bnedmin jinterrompu lil xulxin. Allura iva, użahom. Żomm għajn waħda kemmxejn mgħollija.

Eżempju fid-dinja reali: L-użu ta' AI Notes għal laqgħa ta' kull ġimgħa dwar proġett ta' klijent 🧾

Xenarju

Immaġina aġenzija żgħira tal-web li tmexxi laqgħa ta' Teams ta' 45 minuta kull ġimgħa ma' klijent. L-istess problemi jibqgħu jitfaċċaw: id-deċiżjonijiet jindifnu fiċ-chat, l-azzjonijiet li jridu jittieħdu ma jibqgħux jiġu mfakkra, u xi ħadd iqatta' 20-30 minuta wara kull laqgħa jibdel noti mħabbla f'aġġornament għall-klijent.

Dan huwa eżempju ta' xenarju fittizju iżda realistiku. L-aġenzija tuża AI Notes f'Teams biex toħloq l-ewwel abbozz tan-noti tal-laqgħa, imbagħad maniġer tal-proġett jirrevedi r-riżultat qabel ma xi ħaġa tmur għand il-klijent. Dik l-aħħar parti hija importanti. L-AI qed tgħin fix-xogħol amministrattiv, mhux qed tissostitwixxi l-bniedem li jifhem il-proġett.

Il-laqgħa hija skedata f'Teams, it-traskrizzjoni hija attivata, u l-Faċilitatur huwa mixgħul qabel ma tibda s-sejħa. Dan jaqbel mal-punt ewlieni tal-artiklu: In-Noti tal-AI jaħdmu l-aħjar meta l-liċenzjar, il-politika tal-laqgħa, it-traskrizzjoni, u t-twaqqif tal-laqgħa jkunu allinjati l-ewwel.

Dak li jeħtieġ l-assistent

Għal dan l-arranġament, l-organizzatur jipprepara:

Laqgħa skedata tat-Timijiet, mhux telefonata ad hoc malajr.

Aġenda qasira fl-istedina għal-laqgħa.

Traskrizzjoni attivata għal-laqgħa.

Il-faċilitatur mixgħul qabel ma tibda l-laqgħa.

Maniġer tal-proġett assenjat biex jirrevedi n-noti tal-AI.

Lista ta' kontroll sempliċi għar-reviżjonijiet tal-ismijiet, id-dati, l-ispejjeż, l-iskadenzi, u d-deċiżjonijiet tal-klijenti.

Aġenda tajba tista’ tidher hekk:

Aġenda:

Irrevedi x-xogħlijiet tal-ġimgħa li għaddiet.

Ikkonferma l-bidliet fil-kopja tal-homepage.

Iddeċiedi jekk iżżommx jew tneħħix il-vidjo tal-paġna tal-prezzijiet.

Assenja sidien għal kompiti ta' tnedija.

Ikkonferma d-data tar-reviżjoni li jmiss.

Dan jagħti lill-AI aktar struttura minn stedina vaga ta’ “rkupru tal-proġett”. Jgħin ukoll lill-bnedmin jibqgħu ftit inqas imxerrdin, li dejjem huwa bonus.

Eżempju ta' istruzzjoni

Fil-bidu tal-laqgħa, l-organizzatur jista’ jgħid xi ħaġa bħal:

"Illum qed nużaw noti ġġenerati mill-AI biex naqbdu deċiżjonijiet u punti ta' azzjoni. Jekk jogħġbok iddikjara d-deċiżjonijiet b'mod ċar, inkludi isem is-sid għal kull kompitu, u semmi l-iskadenzi fejn possibbli. Se nirrevedu n-noti qabel ma naqsmuhom wara l-laqgħa."

Matul il-laqgħa, il-maniġer tal-proġett jista' jagħmel il-punti ta' azzjoni ovvji:

"Deċiżjoni: qed inżommu l-vidjo tal-paġna tal-prezzijiet għat-tnedija."

"Punt ta' azzjoni: Priya se tibgħat il-kopja riveduta tal-homepage sal-Ħamis fit-3pm."

"Punt ta' azzjoni: Mark se jiċċekkja jekk it-tikketti tal-analitiċi humiex qed jaħdmu sew qabel il-Ġimgħa."

Dan jista’ jidher daqsxejn formali għall-ewwel, iżda jagħti lill-AI snajja’ nodfa biex taħdem bihom. Tidħol diskussjoni vaga, joħorġu noti vagi. Tidħol deċiżjonijiet ċari, joħorġu noti prattiċi.

Kif tittestjah

Agħmel test żgħir ta' tliet laqgħat qabel ma timplimentah mat-tim kollu.

Laqgħa 1: Uża noti normali tal-manwal biss.

Laqgħa 2: Uża Noti tal-AI, iżda mingħajr aġenda strutturata.

Laqgħa 3: Uża Noti tal-AI b'aġenda ċara u format ta' punti ta' azzjoni mitkellma.

Wara kull laqgħa, iċċekkja:

Kemm tieħu żmien biex jiġu prodotti n-noti finali lesti għall-klijent.

Kemm hemm punti ta' azzjoni li jeħtieġ li jiġu kkoreġuti.

Jekk l-iskadenzi humiex maqbuda b'mod korrett.

Jekk is-sid it-tajjeb huwiex marbut ma' kull kompitu.

Jekk is-sommarju jinkludix xi ħaġa li ma ġietx miftiehma.

Ir-reviżur għandu jqabbel in-noti tal-AI mat-traskrizzjoni qabel ma jibgħat xi ħaġa esternament. Dan huwa speċjalment importanti għall-flus, l-iskedi ta' żmien, il-kliem legali, l-approvazzjonijiet, jew l-impenji tal-klijenti.

Riżultat

Riżultat illustrattiv, ibbażat fuq iż-żmien ta' tliet laqgħat ta' proġett kampjun ta' 45 minuta:

Noti manwali biss: 28 minuta biex tipproduċi aġġornament nadif tal-klijent.

Noti tal-AI mingħajr aġenda ċara: 17-il minuta biex jiġu riveduti u rranġati n-noti.

Noti tal-AI bl-aġenda u punti ta' azzjoni mitkellma b'mod ċar: 9 minuti biex tirrevedi u tibgħat l-aġġornament finali.

Dak huwa stmat li jiġu ffrankati 19-il minuta għal kull laqgħa meta mqabbla mal-proċess manwali. F'erba' laqgħat mal-klijenti kull ġimgħa fix-xahar, dan ikun ifisser madwar 76 minuta ffrankati kull xahar għal maniġer ta' proġett wieħed.

Il-verifika tal-kwalità hija importanti daqs l-iffrankar tal-ħin. F'dan l-eżempju tat-test, il-verżjoni strutturata tal-AI Notes qabdet 8 minn 9 punti ta' azzjoni b'mod korrett. L-uniku żball kien skadenza li kellha bżonn korrezzjoni umana. Huwa preċiżament għalhekk li l-AI Notes għandhom jiġu ttrattati bħala l-ewwel abbozz b'saħħtu, mhux is-sors finali tal-verità.

X'jista' jmur ħażin

L-aktar falliment komuni huwa diskors vag. Jekk xi ħadd jgħid, "Ejja nirranġaw dak il-ġimgħa d-dieħla," l-AI tista' ma tkunx taf min hu s-sid ta' "dak" jew xi tfisser "il-ġimgħa d-dieħla".

Riskji oħra jinkludu:

Biċċa xogħol assenjata lill-persuna żbaljata.

Suġġeriment ġentili li qed jinkiteb bħala deċiżjoni soda.

Skadenza li ma tintlaħaqx jew li tinstema' ħażin.

Dettalji sensittivi tal-klijenti li jidhru f'noti li jiġu kondiviżi b'mod wiesa' wisq.

It-traskrizzjoni mhix disponibbli, u dan idgħajjef ir-rikapitulazzjoni ta' wara l-laqgħa.

L-organizzatur jassumi li n-Noti tal-AI huma awtomatikament korretti għax jidhru puliti.

Is-soluzzjoni mhix attraenti iżda effettiva: uża lista ta' kontroll tar-reviżjoni, ikkonferma l-punti ta' azzjoni qabel ma tintemm il-laqgħa, u tibgħatx in-noti mhux ipproċessati tal-AI direttament lill-klijent.

Konklużjoni prattika

In-Noti tal-AI f'Teams jaħdmu l-aħjar meta l-laqgħa tkun diġà mmexxija sew. Żid aġenda, ixgħel is-settings it-tajba, għid id-deċiżjonijiet b'mod ċar, u agħmel persuna waħda responsabbli għar-reviżjoni. Agħmel dan, u n-Noti tal-AI jistgħu jibdlu laqgħa mimlija nies f'segwitu utilizzabbli fi ftit minuti minflok ma joħolqu dokument ieħor li kulħadd ikollu jiddibatti aktar tard.

Mistoqsijiet Frekwenti

Kif nista' nippermetti n-Noti tal-AI f'Teams bħala amministratur?

Biex tippermetti n-Noti tal-AI f'Teams bħala amministratur, ibda fiċ-ċentru tal-amministrazzjoni ta' Teams. Mur f'Laqgħat, iftaħ il-politiki tal-Laqgħat, u rrevedi t-taqsima Reġistrazzjoni u traskrizzjoni. Kun żgur li Copilot huwa permess u li t-traskrizzjoni hija attivata għall-utenti t-tajba. Il-politika teħtieġ ukoll li tiġi assenjata lin-nies li għandu jkollhom aċċess għan-noti tal-AI.

Liema liċenzji għandi bżonn għal AI Notes f'Teams?

Il-liċenzja tiddependi fuq il-karatteristika tan-noti tal-AI li trid tuża. Noti ġġenerati mill-AI live b'Facilitator ġeneralment jeħtieġu Microsoft 365 Copilot. Noti tal-AI f'Recap jistgħu jiddependu fuq aċċess għal Teams Premium jew Copilot. F'ħafna organizzazzjonijiet, l-amministraturi għandhom jiċċekkjaw kemm il-politiki tal-liċenzjar kif ukoll tal-laqgħat qabel ma jassumu li l-karatteristika hija disponibbli.

Għaliex in-Noti tal-AI mhumiex jidhru fil-laqgħa tat-Tims tiegħi?

In-Noti tal-AI jistgħu ma jidhrux jekk Copilot ikun diżattivat, it-traskrizzjoni tkun imblukkata, jew it-tip ta' laqgħa ma jkunx appoġġjat. Il-laqgħa tista' wkoll tkun qasira wisq, mhux traskritta, jew nieqsa mill-permessi korretti tal-organizzatur. Soluzzjoni komuni hija li tiċċekkja l-liċenzja tal-utent, il-politika tal-laqgħat tat-Teams, is-settings tat-traskrizzjoni, u jekk il-laqgħa kinitx skedata minflok ma bdiet istantanjament.

Nista' nixgħel in-Noti tal-AI waqt laqgħa diretta tat-Tims?

Iva, f'laqgħat appoġġjati, organizzatur jew preżentatur jista' jixgħel il-Faċilitatur waqt il-laqgħa. Normalment jagħmlu dan minn Aktar azzjonijiet fil-kontrolli tal-laqgħa, imbagħad jagħżlu Ixgħel il-Faċilitatur. In-noti jistgħu jieħdu ftit minuti biex jidhru għaliex Teams jeħtieġ kontenut ta' diskussjoni mit-traskrizzjoni qabel ma jkun jista' jiġġenera noti utli.

Fejn insib in-Noti tal-AI wara laqgħa tat-Teams?

Wara l-laqgħa, iftaħ iċ-chat tal-laqgħa f'Teams u agħżel Recap. Skont is-setup tiegħek, tista' tara Noti jew noti tal-AI. Noti ġġenerati mill-faċilitatur jistgħu jidhru wkoll permezz taċ-chat tal-laqgħa u n-noti tal-laqgħa. Tipikament, in-noti tal-AI ta' wara l-laqgħa jaħdmu l-aħjar meta l-laqgħa tkun ġiet traskritta u ssodisfat ir-rekwiżiti tal-karatteristika.

X'inhi d-differenza bejn in-noti tal-laqgħa tal-Faċilitatur, tar-Rikapitulazzjoni, u tal-Kopilota?

Il-Faċilitatur huwa prinċipalment għal noti ġġenerati mill-AI waqt laqgħa. Ir-Recap huwa fejn l-utenti jirrevedu n-noti, il-kompiti, u l-kontenut tal-laqgħa wara. In-noti tal-laqgħa tal-Copilot huma ġġenerati permezz tal-esperjenza tal-Copilot miċ-chat tal-laqgħa jew mir-recap. Dawn jikkoinċidu, iżda mhumiex eżattament l-istess karatteristika, għalhekk ir-rekwiżiti tas-setup jistgħu jvarjaw.

Il-laqgħat tat-Tims jeħtieġu traskrizzjoni biex in-noti tal-AI jaħdmu?

F'ħafna flussi tax-xogħol tan-noti tal-AI tat-Teams, it-traskrizzjoni hija essenzjali għaliex tagħti lill-AI xi ħaġa x'tanalizza. In-noti ta' Recap tal-AI jiddependu b'mod speċjali mid-disponibbiltà tat-traskrizzjoni u l-eliġibilità tal-laqgħa. L-amministraturi għandhom jikkonfermaw li t-traskrizzjoni hija permessa fil-politiki tal-laqgħat, u l-organizzaturi għandhom jiżguraw li l-laqgħa tiġi traskritta meta jkollhom bżonn noti ta' wara l-laqgħa.

Min jista' jattiva l-Faċilitatur għan-Noti tal-AI fit-Teams?

Il-Faċilitatur ġeneralment jista' jiġi attivat mill-organizzaturi jew preżentaturi li jużaw Teams fuq id-desktop jew fuq il-web. L-utenti tal-mowbajl jistgħu jkunu jistgħu jaraw noti diretti, iżda jistgħu ma jkunux jistgħu jattivaw il-Faċilitatur huma stess. Din id-differenza fir-rwoli ħafna drabi tispjega għaliex parteċipant wieħed jara l-għażla tan-noti filwaqt li persuna oħra ma tistax tattivaha.

Kif nista' nikseb noti tal-laqgħat iġġenerati mill-AI aħjar f'Teams?

Uża aġenda ċara, għid id-deċiżjonijiet b'leħen għoli, u assenja l-punti ta' azzjoni b'mod ċar skont isimhom. Evita li n-nies jitkellmu fuq xulxin fejn possibbli, u żomm il-lingwaġġ tal-laqgħa konsistenti. In-noti tal-AI jaħdmu l-aħjar meta l-laqgħa jkollha struttura. Jgħin ukoll li tirrevedi n-noti qabel ma taqsamhom b'mod wiesa'.

In-Noti tal-AI f'Teams huma affidabbli biżżejjed biex jinqasmu?

In-Noti tal-AI huma ta’ għajnuna, iżda xorta għandhom jiġu ċċekkjati qabel ma jinqasmu, speċjalment mal-klijenti jew mat-tmexxija. Irrevedi l-ismijiet, in-numri, id-deċiżjonijiet, l-iskadenzi, u d-dettalji sensittivi. Ir-regola prattika tal-artiklu hija li n-noti tal-AI jiġu ttrattati bħala abbozz utli, mhux bħala rekord legali jew ta’ konformità perfett. Ir-reviżjoni umana għadha importanti.

Referenzi

1. Appoġġ tal-Microsoft - Faċilitatur fil-laqgħat tal-Microsoft Teams - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Settings tal-politika tal-laqgħa tal-Copilot - learn.microsoft.com

Sib l-Aħħar AI fil-Ħanut Uffiċjali tal-Assistent tal-AI

Dwarna